УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (В редакции указов Президента Российской Федерации от 23.10.2008 № 1517 , от 01.07.2014 № 483 , от 23.07.2019 № 353 , от 06.10.2020 № 616 , от 11.03.2021 № 141 , от 27.03.2023 № 202 , от 29.04.2023 № 319 , от 10.10.2024 № 870 , от 31.12.2025 № 1009 ) В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" постановляю: 1. Утвердить прилагаемое Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. 2. Установить, что Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501) не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации. 3. Правительству Российской Федерации в 3-месячный срок привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Указом. 4. Руководителям государственных органов , органов публичной власти федеральной территории "Сириус" : (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 29.04.2023 № 319 ) обеспечить защиту персональных данных государственных гражданских служащих Российской Федерации, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты за счет средств государственных органов , органов публичной власти федеральной территории "Сириус" в порядке, установленном федеральными законами; (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 29.04.2023 № 319 ) определить лиц, уполномоченных на обработку персональных данных государственных гражданских служащих Российской Федерации в государственном органе , органе публичной власти федеральной территории "Сириус" и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных. (В редакции указов Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141 , от 29.04.2023 № 319 ) 5. Настоящий Указ вступает в силу со дня его официального опубликования. Президент Российской Федерации В.Путин Москва, Кремль 30 мая 2005 года № 609 УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от 30 мая 2005 г. № 609 ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (В редакции указов Президента Российской Федерации от 23.10.2008 № 1517 , от 01.07.2014 № 483 , от 23.07.2019 № 353 , от 06.10.2020 № 616 , от 11.03.2021 № 141 , от 27.03.2023 № 202 , от 29.04.2023 № 319 , от 10.10.2024 № 870 , от 31.12.2025 № 1009 ) 1. Настоящим Положением определяется порядок обработки персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации (далее - гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон). (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141 ) 2. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением. 3. Представитель нанимателя в лице руководителя федерального государственного органа, органа публичной власти федеральной территории "Сириус" или государственного органа субъекта Российской Федерации (далее - государственный орган) либо его представителя, осуществляющих полномочия нанимателя от имени Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (далее - представитель нанимателя), обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты. (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 29.04.2023 № 319 ) 4. Представитель нанимателя определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных. (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141 ) 5. При обработке персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования: (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141 ) а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей; б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных; в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141 ) г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей; д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами; е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом. 6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право: а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной); б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них; д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего. 7. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами. (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141 ) 8. В государственных органах на основе персональных данных гражданских служащих формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих. (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 29.04.2023 № 319 ) 9. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва. 10. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа. 11. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну. 12. (Пункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) 13. (Пункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) 14. (Пункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) 15. (Пункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) 16. К личному делу гражданского служащего приобщаются: а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы); б) анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и сообщение об изменении сведений, содержащихся в ней, заполненные по установленной форме (их копии, заверенные кадровой службой); (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 10.10.2024 № 870 ) в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии); (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 06.10.2020 № 616 ) е) копии документов об образовании и (или) о квалификации, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 29.04.2023 № 319 ) ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации , присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются); (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 23.10.2008 № 1517 ) з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; о) (Подпункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 29.04.2023 № 319 ) п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; ф) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предусмотренные Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции", и сведения о расходах, предусмотренные Федеральным законом от 3 декабря 2012 г. № 230-ФЗ "О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам"; (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) х) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета; (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 23.07.2019 № 353 ) ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных гражданским служащим, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и исполнении обязанностей, установленных Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами в целях противодействия коррупции, и (или) копия протокола (выписка из протокола) заседания соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) 17. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 18. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования. 19. В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит: а) приобщение документов, указанных в пунктах 16 и 17 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих; б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих; в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением; г) (Подпункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) д) (Подпункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) е) (Подпункт утратил силу - Указ Президента Российской Федерации от 31.12.2025 № 1009 ) ж) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации; з) обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы гражданскими служащими и представления указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных системах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну). (Дополнение подпунктом - Указ Президента Российской Федерации от 06.10.2020 № 616 ) (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 27.03.2023 № 202 ) 20. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением. 21. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы. 22. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. 23. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.